هر مطلبی را در سررسید ننویسید !

دوستی دارم که مدیر یک شرکت بزرگ و موفق است. او تعریف می‌کند که در سال‌های جوانی برای مدیریت کردن قرارهایش با مشکل مواجه می‌شد. مثلا درست روزی که قرار بود به خواستگاری برود، با مدیر یک شرکت معتبر قراری مهم گذاشته بود. برای همین تصمیم گرفت یک سررسید تهیه کند و تمام قرارهایش را در آن بنویسد.

اما این سررسید برایش مشکلات جدیدی ایجاد کرد. او همه قرارها و برنامه‌های کاری‌اش را یادداشت می‌کرد. از زمان غذا خوردن و برنامه تلویزیونی موردعلاقه‌اش گرفته تا قرارهای کاری و شخصی. هرروز صبح که به سیاهه بلندبالای کارها نگاه می‌کرد، خستگی وجودش را فرا می‌گرفت و گاهی پیش می‌آمد که کارهای مهمش در میان قرارهای بی‌اهمیت گم می‌شد. اما نمی‌توانست سررسیدش را کنار بگذارد. برای همین تصمیم گرفت تنها هفت چیز را در سررسید خود بنویسد. با این تکنیک حالا به خوبی می‌تواند زمان‌های خود را مدیریت کند.

اول، قرارهایی که زمان مشخص دارند

قرارهایی وجود دارند که به‌هیچ‌وجه شما قادر نیستید زمان آن‌ها را تغییر دهید. مثلا اگر قرار است با گروهی از همکاران خود در یک جلسه حاضر شوید، برای تغییر زمان جلسه باید برنامه عده زیادی را عوض کنید. همچنین نمی‌توانید زمان مصاحبه‌‌های کاری، شرکت در برنامه‌های تلویزیونی، بلیت هواپیما و قطار و مواردی ازاین‌دست را عوض کنید.

اما شاید بتوانید برنامه خرید لباس را به زمانی دیگر موکول کنید. اگر زمان‌بندی یک برنامه صلب و غیر قابل‌تغییر نیست، لزومی ندارد که آن را در سررسید یا در اپ تقویم خود یادداشت کنید. به‌خصوص اگر می‌خواهید کاری را به‌تنهایی انجام دهید و تغییر برنامه باعث دلخوری کسی نمی‌شود، از نوشتن آن پرهیز کنید. همچنین کارهایی هستند که زمان‌بندی ندارند. می‌شود آن‌ها را امروز انجام داد یا فردا. پس لزومی ندارد برای آن‌ها زمانی مشخص در نظر بگیرید.

دوم، زمان‌بندی پرداخت‌ها

بیشتر آدم‌ها سعی می‌کنند پرداخت‌های خود را در آخرین زمان ممکن انجام دهند. یعنی اگر مهلت پرداخت یک قبض روز دوازدهم ماه بعد است، تا قبل رسیدن این زمان قبض را نگه می‌دارند. این سیستم می‌تواند فوایدی داشته باشد. اما چه می‌شود اگر زمان پرداخت را فراموش کنید؟ در مواردی همین فراموش‌کاری‌ها می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند و وقت و هزینه‌ای بیشتر از پرداخت زودهنگام به بار بیاورد. شاید مجبور شوید یک روز کامل به مخابرات مراجعه کنید یا اقساط خودروی خود را با جریمه دیرکرد بپردازید. از طرف دیگر اگر قرار است به کسی پولی بدهید یا صورت‌حسابی را نقد کنید، بهتر است تاخیر نکنید. تاخیر در پرداخت می‌تواند به‌اندازه عدم پرداخت به اعتبار شما آسیب بزند. پس اگر می‌خواهید نقدینگی خود را حفظ کنید و قبض‌های خود را تا آخرین لحظه به تعویق بیندازید، بهتر است زمان و مبلغ را در سررسید خود یادداشت کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید پرداختی‌های جاری خود را نیز مدیریت کنید و کسری نیاورید.

سوم، رخدادهای مهم

رخدادهایی وجود دارند که هرسال بیشتر از چند بار پیش نمی‌آیند. مثلا اگر می‌خواهید از یک نمایشگاه دیدن کنید، یا در یک جلسه سخنرانی که برای شما مهم است حاضر شوید، بهتر است آن را در تقویم خود یادداشت کنید.معمولا زمان این رخدادها به چند ماه بعد مربوط می‌شوند و ممکن است شما به‌کلی آن‌ها را فراموش کنید. اما اگر رخداد مهم در سررسید شما یادداشت شده باشد، در آن روز قراری تنظیم نمی‌کنید یا حتی می‌توانید از چند روز قبل مرخصی بگیرید. درنتیجه به دلایل مشغله‌های ناخواسته، برنامه‌ای که برایتان مهم است را از دست نخواهید داد.

چهارم، آن‌هایی که جلوی چشم نیستند

اگر قرار است وظیفه‌ای را در محل کار انجام دهیم، بعید است آن‌ را فراموش کنیم. ممکن است به‌محض نشستن پشت میز کار خود به آن فکر کنیم یا یکی از همکارانمان موضوع را پیگیری کند. به‌خصوص اگر کارهایی از یک برنامه مشخص و تکراری پیروی می‌کنند، لازم نیست در سررسید یادداشت شوند. اما ممکن است به کسی قول کوچکی داده باشید که به‌سادگی قابل انجام است. بااین‌حال وعده خود را فراموش کنید، چون آن شخص جلوی چشمتان نیست. اگر قرار است با کسی که هر روز او را نمی‌بینید تماس بگیرید یا کاری را برایش انجام دهید، بهتر است دست‌به‌قلم شوید. عنوان‌هایی مثل بدقولی یا فراموش‌کاری می‌توانند به آینده حرفه‌ای شما لطمه بزنند.

پنجم، برنامه ورزش و وقت پزشک

کار زیاد می‌تواند باعث پیشرفت حرفه‌ای و رسیدن به‌مراتب عالی شود. اما ممکن است به خاطر کار زیاد سلامتی خود را به خطر بیندازید. ساعت‌های طولانی پشت میز نشستن، اضطراب کار، غذا خوردن و کالری نسوزاندن و خواب کم می‌تواند باعث بیماری و آسیب جسمی و روانی شود.

برای همین سعی کنید باشگاه ورزشی یا وقت دکتر را به‌اندازه قرارهای کار خود مهم در نظر بگیرید. نگذارید مشغله‌های کاری باعث شود که وقت دندان‌پزشک خود را عقب بیندازید. ممکن است وقتی مشکل دندان شما مسئله‌ساز شود که کاری واقعا مهم داشته باشید که نمی‌شود آن را کنسل کرد یا عقب انداخت.

ششم، خانواده!

در ابتدای مقاله در مورد یکی از دوستانم گفتم که ایده اصلی این نوشته از او گرفته شده است. یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در سررسید او، به خانواده مربوط می‌شد. آن‌قدر مهم که برای یادداشت کردن زمان‌بندی‌های خانوادگی از یک خودکار با رنگ متفاوت استفاده می‌کرد. اجازه ندهید زمان‌هایی که برای فرزندان، همسر یا اقوام خود در نظر گرفته‌اید صرف مسائل کاری شود. در غیر این صورت مشکلاتی که برای شما پیش می‌آید می‌تواند به کسب‌وکار شما صدمه بزند و تمام ساعت‌هایی که برای اضافه‌کاری و جلسه‌های پی‌درپی گذاشته‌اید، تباه شود.

هفتم، قسمت‌های خالی!

نباید تمام صفحات سررسید خود را پر کنید. بگذارید بعضی از قسمت‌ها خالی بماند. باید زمان‌هایی برای استراحت، گردش، رسیدن به کارهای شخصی، مطالعه یا حتی ساعت‌هایی برای «هیچ کاری نکردن» داشته باشید. در همین زمان‌های خالی است که ایده‌های جدید و موقعیت‌های تازه به ذهن شما می‌رسد و می‌توانید زندگی خود را ازاین‌رو به آن رو کنید.

اگر تمام‌وقت خود را پر کنید، باید به مسیر زندگی خود به همین شکل امروز ادامه دهید. آدم جدیدی را ملاقات نمی‌کنید، خبری که در آن فرصت‌های پنهان وجود دارد نمی‌شنوید، از مرز علم و فناوری غافل می‌مانید، از تازه‌های کتاب خبر پیدا نمی‌کنید و در یک‌کلام در گذشته خود منجمد خواهید شد. اگر قرارهای خود را با نام افراد یادداشت می‌کنید، شاید بد نباشد در این قسمت قرار ملاقاتی با خودتان تنظیم کنید و به آن پایبند بمانید.

ثبت نظر

دوازده + چهارده =

اسکرول